月400人の施設在宅を担う薬局が、在庫金額200万円分を抑制した「業務変革」
※こちらの記事はカケハシ社の記事を転載しています。実際の記事はコチラ
施設在宅に注力。情報は『Musubi』で管理
京小さん：
2015年、ニューロンネットワーク株式会社のグループ薬局として、大阪市東淀川区の住宅街の一角で開局しました。患者さんの9割以上が在宅訪問、特に施設在宅がメインで、10施設ほどの高齢者住宅などへ、車で赴いています。『Musubi』の電子薬歴はクラウド型で在宅現場にも持って行けるので、情報は可能な範囲で『Musubi』一つに集約し、ドクターやケアマネジャーなど他職種の方々との情報共有に活用しています。
アナログな在庫管理が業務を逼迫
京小さん：
訪問先の処方に合わせて、日々、まとまった件数の一包化をしたり、薬剤の準備をしたりしています。ただ、在庫切れが起きると、分包機を止めなければならず、業務が滞ってしまうという悩みがありました。在庫切れの原因は、在庫管理がアナログな発注オペレーションだったためです。
具体的には、事務スタッフが空き箱のバーコードを読み取って、発注システムの「カートに入れる」まで進め、わたしが最終的に確認する、というオペレーションでした。
ですが、発注前に誤って空き箱を捨ててしまったり、出荷調整を検知できず発注漏れをしてしまったりする日もあって。他のスタッフの帰宅後、私が調剤棚の引き出しを開け、多すぎるものの返品処理、在庫が切れそうだと気付き急いで発注、という作業も起きていました。
中でも、長期処方の患者さんの薬剤は、数か月後に必要な場面で発注漏れが起きやすかったので、常に新品1箱と端数をを置く形にしていました。ただ、これはこれで不要な在庫を抱える原因にもなっていました。
事務スタッフさん向けのマニュアルを作り、わたしは残業し、それでも週に1度は何かしら欠品している状態で、何か対策をしなければならないと思っていました。
そんな時、薬局に届いた『Musubi AI在庫管理』に関するチラシが目に入ったのです。ただ、最初は半信半疑でした。「AIが在庫管理をちゃんとやってくれるんだったらすごく楽になるのだろうけど、役に立たなかったら結局仕事が増えるよな」というのが本音でした。
誰でも簡単に使え、業務効率にもつながる
京小さん：
導入後、まずは在庫をそろえるところから始めました。そこから薬局のオペレーションは大きく変わり、調剤棚の見た目もすっきりしました。
まず、AIが「おすすめ発注」機能で発注が必要な薬剤をぱっと一覧化してくれるので、基本は事務スタッフがそれに従って発注します。また、供給不足になりがちなものについては「欠品注意ラベル」という機能を活用して、欠品を生じさせないようにしています。
【 事務スタッフの業務 】
▼導入前
・空き箱をかごに集めておく
・医薬品卸会社のシステムを開き、バーコードをスキャンし、発注カートに入れる
▼導入後
・空き箱はそのまま廃棄
・AI在庫管理の画面で「おすすめ発注」を確認する
【 薬剤師の業務 】
▼導入前
・発注カートの中身と、実際の在庫状況とを見比べる
・長期処方の患者さんの薬剤は、欠品しないように処方が出たらすぐ発注する
▼導入後
・午前と午後、主に「おすすめ発注」を見て発注する
・欠品になりやすい医薬品は「欠品注意ラベル」をつけて管理する
【 状況 】
▼導入前
・レセコン、医薬品卸の発注システムの両方を参照して管理していた
・管理薬剤師が残業して対応
・長期処方の患者さんの薬剤を、在庫として持っておかなければならなかった
▼導入後
・『Musubi』AI在庫管理機能のみで対応できる
・在庫切れがなくなり、分包機を止めることなく業務が進められる
在庫金額を抑制し、「いつもとは違う春」を感じた
京小さん：
変わったのはオペレーションだけではありません。処方が出ない時期に抱えていた在庫などがかさんで600万円程度あった在庫金額が、『Musubi』のAI在庫管理機能を使った在庫の適正化によって、400万円まで抑えることができたのです。
特にこの2023年3月、薬価改定前の棚卸業務を振り返ると、「いつもと違う春」と言ってもいいかと思います。調剤棚はいつもすっきりしていて返品も少なく、伝票の処理も簡単で、薬価改定前の棚卸時期の作業時間は、9時間から4、5時間へと削減できました。返品時には卸さんからも「今年はだいぶ楽ですね」という言葉があったくらいでした。
薬局の「中」と「外」とを結ぶシステム
京小さん：
AI在庫管理機能は端末を問わずWebブラウザから確認できるので、外出先から医薬品の在庫量を確認できる点がとても助かっています。これまでちょっと困っていたのが、ドクターの往診同行の際、「薬局に在庫がある医薬品で処方しましょうか」とおっしゃる場面。そんな声かけがあっても、「この処方の場合、薬局内の在庫だと、何があったかな......」と、言葉に詰まってしまうことがあったのです。
そんな時でも、AI在庫管理機能であれば出先でも、リアルタイムで薬局内の在庫が確認できます。『Musubi』の電子薬歴の端末で『Musubi AI在庫管理』をぱっと開けば、何ミリが何錠、というところまでドクターに伝えられるのです。薬局の外にいても、薬歴も在庫も確認できる体制が、月400件の薬剤師訪問サービスを支えてくれています。
「チーム医療」の一員として
京小さん：
訪問先の施設では、慢性期疾患をお薬で治療しながら生活している高齢者の方々が多くおられます。お薬を薬局で受け取れない方々に対して、処方薬を届けるだけではなく、お薬をきちんと飲めているか、副作用が出ていないか、患者さんの様子と共に医師、看護師、ケアマネジャーなどとのコミュニケーションに基づいてアセスメントをしていくことが重要です。
『Musubi』の各種機能は、業務効率化を促してくれただけではなく、薬歴や在庫といったこれまで薬局の中でしかリアルタイムで知りえなかった情報を、在宅の現場でも参照できるようにしてくれました。
今後も「チーム医療」の一員として多職種連携を進め、どんどん地域に出ていく薬剤師を目指していきたいです。
